İstanbul, 30.11.2017

 

 

Konu: Anonim ve Limited Şirketlerin 2018 Yılında Kullanacakları Defterler ve Tasdik Süreleri

 

 

I- YASAL DAYANAK:

 

Hangi defterlerin kullanılacağına ve bu defterlerin açılış/kapanış onayına ilişkin hükümler Vergi Usul Kanunu’nun 220, 221, 222, 223 maddeleri ile 20 ve 43 Seri No’lu Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliğleri ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64 – 88 arası maddelerinde düzenlenmiştir.

 

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken hazırlanan ve 19/12/2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” ile gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirlenmiştir. Söz konusu tebliğin 23 üncü maddesinde “Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili olarak 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümlerinin uygulanacağı” belirtilmiştir.

 

II- ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULACAK DEFTERLER:

 

421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında e-fatura kullanmaya başlayan mükellefler 2018 takvim yılında da yevmiye defteri ile defteri kebirini elektronik defter olarak tutmaya devam edeceklerdir.

 

421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak 20/06/2015 tarih ve 29392 sayılı Resmi Gazete’de yayınlan 454 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile aşağıda sayılan mükelleflere de elektronik defter tutma uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

 

a) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler,

 

b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’ndan lisans alan mükellefler, 

 

c) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler,

 

a) bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren,

 

(b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan 20/06/2015 tarihinden (bu tebliğin yayımı tarihi) önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1/1/2016 tarihinden itibaren, bu Tebliğin yayım tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadırlar. Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter uygulamasına geçebileceklerdir.

 

 

Buna göre, 2016 yılı brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler ile yukarıda belirtilen diğer şartları taşıyan mükellefler, 01.01.2018 tarihinden itibaren, elektronik defter ve elektronik fatura uygulamasına geçmek zorundadırlar.

 

Elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de elektronik defter tutmak zorundadırlar. Bu durumda uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemeyecektir.

 

Gelir idaresi başkanlığı tarafından http://www.edefter.gov.tr adresinde yapılan “E-Defter Kullanmak Zorunda Olan Mükelleflere İlişkin Duyuru” ya göre başlangıçta sadece yevmiye defteri ile defteri kebirin elektronik defter (e-defter) olarak tutulabilmesine olanak sağlanmıştır.

 

Diğer defterler ise (Envanter defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Müdürler Kurulu Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, Pay Defteri, Damga Vergisi Defteri) kağıt ortamında tutulacaktır.

 

Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından müştereken hazırlanan ve 13/12/2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1)” ne göre; Elektronik defter tutma sürecinde her ayın beratı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar alınacak olup hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçecektir. Hesap döneminin son ayına ait defterlerin beratı kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar alınabilecektir.

 

III- FİZİKİ ORTAMDA (KAĞIT ORTAMINDA) TUTULACAK DEFTERLER:

 

Fiziki ortamda tutulacak defterlere ilişkin hükümler aşağıdaki gibi olup e-defter zorunluluğu kapsamında yevmiye defteri ile defteri kebiri elektronik defter (e-defter) olarak tutulacak olup şirketlerin fiziki ortamda tekrar bu defterleri (yevmiye defteri ve defteri kebir) onaylatmasına ve tutmasına gerek yoktur.

 

a- Defter Tasdiklerine İlişkin Mevzuat Hükümleri:

 

Defterlerin tasdikine ilişkin mevzuat (VUK, TTK) hükümleri aşağıdaki gibidir.

 

Defterlerin, mükellefin işyerinin, işyerleri yoksa ikametgahlarının bulunduğu yerdeki (bulunduğu yerden kasıt ilin büyükşehir belediyeliği, varsa merkez ilçeler de dahil olmak üzere büyükşehir belediye hudutları içinde kalan kısım, merkez ilçe olmayan diğer ilçelerde ise, o ilçe belediye hudutları içinin esas alınması anlaşılacaktır.) noterlere veya noterlik görevini yapanlara tasdik ettirilmesi zorunludur.

 

Öteden beri işe devam etmekte olanlarda defterlerin açılış tasdik zamanı, faaliyet dönemi takvim yılı olanlar için defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ay yani Aralık ayıdır. Faaliyet dönemi takvim yılı olmayanlar için, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadardır.

 

Yeniden işe başlayanların, sınıf değiştirenlerin ve yeni bir mükellefiyete girenlerin işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanların, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde kullanacağı defterleri tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

 

Tasdike tabi defterlerin dolması dolaysıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanların, bu defterlerini kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmeleri zorunludur.

 

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu defteri (tutma tercihinde bulunana Limited şirketler için), damga vergisi defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabilecektir.

 

Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda, açılış onayı yapılacak yeni defterin, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz gerekmektedir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşecek olup eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamayacaktır.

 

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilecektir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde bu deftere, açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanacaktır. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde, müdür veya müdürler kurulu kararlarının genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi mümkün değildir.

 

Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve şu bilgileri içerir: a) Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı, b) Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi), c) İşletmenin merkezi, ç) MERSİS numarası (MERSİS kullanılmaya başlanana kadar ticaret sicili numarası ile vergi kimlik numarası kullanılır.), d) Şirketin faaliyet konusu, e) Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, f) Defterin türü, g) Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, ğ) Defterin kullanılacağı hesap dönemi, h) Onay tarihi, ı) Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.

 

Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı onaylatacaklardır. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılacak olup bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilecektir.

 

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu defteri (tutma tercihinde bulunana Limited şirketler için), damga vergisi defterinin yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilecektir. Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemeyecektir.

 

Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılmalıdır. Vergi Usul Kanununun 13 üncü ve 15 inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ayın sonuna kadar yapılabilir. Kapanış onayına tabi yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde yenileme onayı, son kaydın altına konulacak “görülmüştür” ibaresinin yanında yenileme onay bilgilerinin yazılması suretiyle yapılması nedeni ile bu işlem tek yevmiye numarası ile yapılacaktır.

 

Anonim ve Limited şirketlerin fiziki ortamda tutulacakları defterler ve bu defterlerin onayına ilişkin bilgiler aşağıdaki gibidir.

 

 

a1- Anonim Şirketlerin Kullanacağı Defterler ve Açılış Kapanış Tasdiki:

 

Defterler	Açılış Tasdiki		Kapanış Tasdiki Zorunluluğu, Olup/Olmadığı
	Her Dönem İçin Açılış Onayı	Yeterli Sayfa Olması Halinde Ara Onay
Yevmiye Defteri	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu, 6 ncı ay sonuna kadar
Defteri Kebir	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu değil
Envanter Defteri	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu değil
Yönetim Kurulu Karar Defteri	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu, 1 inci ay sonuna kadar
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri	Yeterli sayfası olması halinde açılış tasdikine gerek yoktur		Zorunlu değil
Pay Defteri	Yeterli sayfası olması halinde açılış tasdikine gerek yoktur		Zorunlu değil
Damga Vergisi Defteri	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu değil

 

a2- Limited Şirketlerin Kullanacağı Defterler ve Açılış Kapanış Tasdiki:

 

Defterler	Açılış Tasdiki		Kapanış Tasdiki Zorunluluğu, Olup/Olmadığı
	Her Dönem İçin Açılış Onayı	Yeterli Sayfa Olması Halinde Ara Onay
Yevmiye Defteri	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu, 6 ncı ay sonuna kadar
Defteri Kebir	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu değil
Envanter Defteri	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu değil
Müdürler Kurulu Karar Defteri (Tercih edilmişse)	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu, 1 inci ay sonuna kadar
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri	Yeterli sayfası olması halinde açılış tasdikine gerek yoktur		Zorunlu değil
Pay Defteri	Yeterli sayfası olması halinde açılış tasdikine gerek yoktur		Zorunlu değil
Damga Vergisi Defteri (Sürekli Yükümlüler İçin)	Zorunlu	Mümkündür	Zorunlu değil

 

Ayrıca hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptırmak zorundadırlar.

 

b- Tasdik Sırasında Noterlerce Ticaret Sicili Tasdiknamesinin İstenmesi:

 

19/12/2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 13 ncü maddesinin 1 inci fıkrasında; “Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır” hükmüne yer verilmiştir.

 

 

 

27.01.2013 tarih ve 28541 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliği’nin 16 ncı maddesinin 6 ncı fıkrasında ise; “Sicil tasdiknamesi; tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.“  hükmüne yer verilmiştir.

 

2018 yılında tutulması gereken yasal defterlerin açılış onayları yaptırılırken Noterlerce istenen Sicil Tasdiknamelerinde yer alan bilgilerin güncel olması halinde yeniden belge alınması gerekmemektedir.

 

IV- DEFTERİN TASDİK ETTİRİLMEMEMSİNİN MÜEYYİDESİ:

 

Vergi Usul Kanunu’nun “Re’sen Vergi Tarhı” başlıklı 30 uncu maddesi hükmü aşağıdaki gibidir:

 

“2791 sayılı Kanunun 1’inci maddesiyle değişen fıkra) “Re’sen vergi tarhı, vergi matrahının tamamen veya kısmen defter, kayıt ve belgelere veya kanunî ölçülere dayanılarak tespitine imkân bulunmayan hallerde takdir komisyonları tarafından takdir edilen veya vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlarca düzenlenmiş vergi inceleme raporlarında belirtilen matrah veya matrah kısmı üzerinden vergi tarh olunmasıdır. İnceleme raporunda bu maddeye göre belirlenen matrah veya matrah farkı re’sen takdir olunmuş sayılır.”

 

(2365 sayılı Kanunun 4’üncü maddesiyle değişen fıkra) Aşağıdaki hallerden herhangi birinin bulunması durumunda, vergi matrahının tamamen veya kısmen defter, kayıt ve belgelere veya kanuni ölçülere dayanılarak tespitinin mümkün olmadığı kabul edilir.

…..

 

3. Bu kanuna göre tutulması mecburi olan defterlerin hepsi veya bir kısmı tutulmamış veya tasdik ettirilmemiş olursa veya vergi incelenmesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir sebeple ibraz edilmezse,”

 

Buna hükme göre defterlerin tasdik ettirilmemiş olması re’sen takdir nedenidir. Olabilecek bir incelmede, vergi matrahının tamamen veya kısmen defter, kayıt ve belgelere veya kanunî ölçülere dayanılarak tespitinin mümkün olmadığı gerekçesi ile takdir komisyonları tarafından takdir edilen veya vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlarca düzenlenmiş vergi inceleme raporlarında belirtilen matrah üzerinden vergi re’sen tarh olunacaktır.

 

Defter açılış onayını yaptırmayanların 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 562/1-c maddesine göre 64 üncü maddenin 3 üncü fıkrası uyarınca idari para cezası ile cezalandırılacağı hükme bağlanmıştır.

 

Ayrıca ticari davalarda defterin sahibi lehine delil olarak kabul edilebilmesi için ilgili kanunların (TTK, VUK) hükümlerine uygun olarak tutulması ve tasdiklerinin (açılış-kapanış) zamanında yaptırılması gerekmektedir.

 

Yukarıdaki hususları hatırlatır, iyi çalışmalar dileriz.

 

Saygılarımızla,

 

 

İhtisas YMM Ltd. Şti.